Auswahl und Einführung von Standardsoftware

Aus unserer Geschichte - Dienstleistung vor 25 Jahren

Risiken bei der Auswahl und Einführung von Standardsoftware

Bei der Anschaffung neuer Software im Unternehmen sollten Sie darauf achten, mögliche Risiken so gering wie möglich zu halten. Auf die größten Gefahren treffen Sie in folgenden Phasen:

1. Definition der Anforderungen
2. Auswahl der Software
3. Einführung der Software
   
   
   Risikophase: Definition der Anforderungen
   
   
   Schnelle oder unüberlegte Entscheidungen beim Kauf von Software sind zumeist mit Risiken verbunden. Zumeist wird kein klares Anforderungsprofil erarbeitet, das auf die Bedürfnisse des Unternehmens und der Mitarbeiter ausgerichtet ist. Oftmals entscheiden sogar die “PC-Freaks” im Betrieb nach ihren persönlichen Wünschen und Vorstellungen.
   
   
   Eines der größten Risiken liegt in der unzureichenden und z.T. fehlerbehafteten Definition der Anforderungen. Nicht selten passiert es dann, daß die Software kaum, wenn überhaupt genutzt wird. Die Folge ist häufig, daß in kürzester Zeit wieder neue Software gefordert wird, was mit erneuten, unnötigen Investitionen für das Unternehmen verbunden ist.
   Sie sind auf dem richtigen Weg, wenn die Analyse Ihrer Anforderungen mit der Soll-Konzeption übereinstimmt. Handeln Sie nicht überstürzt, sondern lassen Sie sich Zeit bei der Definition der benötigten Software. Suchen Sie die Software nach der Zweckmäßigkeit aus und definieren Sie Parameter, die die neue Software erfüllen muß.
   
   
   Risikophase: Auswahl der Software
   
   
   Bei der Auswahl der Software sollten Sie darauf achten, daß die Programme qualitativ hochwertig sind und der Softwarehersteller für die Investitionssicherheit garantiert. Informieren Sie sich über einschlägige Literatur und Tests in Fachzeitschriften, inwieweit ein Softwareprogramm die gewünschte Leistungsfähigkeit und Stabilität besitzt. Fragen Sie bei den Softwareherstellern nach, inwieweit eine Weiterentwicklung des Produktes auch auf Jahre hinweg gewährleistet ist. Informieren Sie sich über die Angebote des technischen Supports.
   Bei Ihrer Entscheidung für ein neues Softwareprogramm sollten Sie sowohl die Qualität des Produktes als auch die Sicherheit des Softwareherstellers berücksichtigen. Nur so können Sie sicherstellen, daß sich Ihre Investitionen auf langfristige Sicht auszahlen.
   
   
   Am falschen Ende sparen - zahlt sich nicht aus. Ein Fehlkauf kann sich kurzfristig als teure Angelegenheit für Ihr Unternehmen herausstellen.
   
   
   
   
   Risikophase: Einführung der Software
   
   
   Nachdem Sie auf Basis einer fundierten Analyse der unternehmensspezifischen Anforderungen ein Softwareprogramm ausgewählt haben, sollten Sie sich auf die Einführungsphase im Unternehmen sehr gut vorbereiten. Hierzu sind einige wichtige Aufgaben durchzuführen:
   So müssen Sie die Mitarbeiter über die Neueinführung des Programms informieren und schulen. Hierzu sollten Sie ein Einführungs- und Installations-Konzept erstellen. Informieren Sie auch den Betriebsrat und sichern Sie sich dessen Unterstützung. Nur wenn die Belegschaft Ihr Projekt mitträgt, werden Sie die Neueinführung der Software erfolgreich durchführen können. Aufkommende Gerüchte über eventuelle Mängel des Programms könnten Ihre Aufgabe stark erschweren, selbst wenn das Programm genau den Anforderungen der Firma entspricht.  In einigen Unternehmen führte dies sogar zu Mobbying oder Arbeitsverweigerung. In einem solchen Fall kamen die Firmen am glimpflichsten davon, die die Software erst gar nicht einführten und das Projekt stillschweigend einstellten.