Softwareverwaltung

Zur Organisation Ihrer Software ist es hilfreich, sich an einige einfache Regeln zu halten. Sie erzielen Kosten- und Zeitersparnisse, wenn die Budgetierung, das Genehmigungsverfahren und der Einkauf klar definiert sind.
Hier ein Beispiel:

Softwarebudgetierung:

Nehmen Sie den Softwarebestand in Ihrem Unternehmen und unterteilen Sie ihn nach folgenden Kategorien: Welche Software wird weiterhin beschafft, welche Software wird ersetzt und welche wird demnächst neu angeschafft. Eine mögliche Kategorisierung ist nach folgendem Schema möglich:

1. Budgetierungsfähig

Software, die sich bewährt hat und weiterhin im Einsatz bleibt,

bzw. Software, die neu angeschafft wird.

1. Bedingt budgetierungsfähig

Software, die für bestimmte Arbeitsplätze oder Mitarbeiter angeschafft wird,

bzw. Software, die demnächst ersetzt wird.

1. Nicht budgetierungsfähig

Einzelgenehmigungspflichtig. Sonderbeantragung. Fällt aus dem Budget.

Softwaregenehmigung

Das Gesamtbudget für Software teilen Sie auf Basis der installierten  und der neu anzuschaffenden Software in die zwei ersten Gruppen auf.

Während Gruppe 1 ohne weiteres, z.B. bei Neuanschaffungen von Hardware, mit-budgetiert und genehmigt wird, muß sich bei Gruppe 2 die Voraussetzung einer strengeren Prüfung unterziehen. Erstellen Sie eigene Kategorien und ordnen Sie die Software aus Ihrem Unternehmen zu.

Softwarebeschaffung

Die Beschaffung bzw. der Einkauf sollte möglichst zentral organisiert sein (zumindest gleichartige Software sollte von einer zentralen Stelle geordert werden). Dadurch profitieren Sie von Rabatten und Skonti, aber auch die Verwaltung der Software nach der Beschaffung wird vereinfacht.

Die Verwaltung von Softwarelizenzen ist einfacher in den Griff zu bekommen, wenn Sie nach einem bestimmten Schema vorgehen. So zum Beispiel:

1. Beantragung
2. Prüfung
3. Genehmigung
4. Beschaffung (Bestellung/Lieferung)
5. Registrierung/Lizenzierung
6. Einsatz
7. Pflege (Update/Upgrade, Zusatzprodukte)