Welche Software ist wo im Einsatz?

Als DV-Verantwortlicher in Ihrem Unternehmen können Sie eine umfassende Softwarebestandsanalyse nur durchführen, wenn Sie sich der aktiven Unterstützung der Mitarbeiter und des Betriebsrats sicher sind. Leider verstehen die Mitarbeiter nur selten, welchen Zweck Sie mit einem Software-Auditing verfolgen, und Gerüchte über “Kontrollen” und “Überwachung” nehmen schnell ihren Lauf. Und obgleich der Betriebsrat bei einer Softwarebestandsanalyse nicht zustimmungspflichtig ist, kann er Sie in Ihrem Vorhaben positiv unterstützen.

Es ist nicht immer leicht, als DV-Abteilung sein Image zu wahren. Die leidigen Probleme mit der DV, dem nichtfunktionierenden Netzwerk, etc. führen leicht zu unbegründeter Meinungsmache. Mit Ihrem Software-Management-Projekt haben Sie aber die Chance, Ihr Image positiv aufzuwerten.

Durch entsprechende  Hausmitteilungen können Sie Ihre Mitarbeiter darüber informieren, daß  nach der Softwareprüfung unter Berücksichtigung der Lizenzverträge unter Umständen die Software (zeitlich begrenzt) auch zuhause genutzt werden kann.Gehen Sie auf die Mitarbeiter zu und versuchen Sie, die Anliegen der einzelnen Abteilungen und Mitarbeiter zu verstehen. Teamarbeit kann hier sehr hilfreich sein.

 “Vertrauen ist gut - Kontrolle besser”. Dieses Sprichwort sollten Sie auch bei der Softwareanalyse beherzigen.  Versuchen Sie bei der Auswahl der Tester möglichst Mitarbeiter zu verpflichten, die sonst nichts mit den zu testenden Abteilungen zu tun haben. Hier könnte es leicht zu Interessenskonflikten kommen. Eventuell geben Sie die Prüfung an eine externe Dienstleistungsfirma.

Bei der Vorbereitung der Bestandsanalyse haben Sie die Möglichkeit, die Mitarbeiter vorab darüber zu informieren, damit private Dateien gelöscht werden können. Jedoch ist eine solche Vorabinformation nicht immer im Interesse der Geschäftsleitung. Mitarbeiter könnten die “Vorwarnung” dazu benutzen, unlizenzierte Programme von der Festplatte zu löschen, um sie später wieder zu installieren. Für welche der beiden Möglichkeiten Sie sich entscheiden, liegt in Ihrem eigenen Ermessen.

Um zu einem befriedigenden Ergebnis zu gelangen, sollten Sie die Fachabteilungen (Einkauf und Buchhaltung) bitten, Ihnen alle Unterlagen über angeschaffte Software zur Verfügung zu stellen. Oder Ihnen zumindest bei der Suche behilflich zu sein.

Fassen Sie das Ergebnis der “Schreibtisch-Lizenzsuche” schriftlich zusammen. Danach beginnen Sie mit dem Auditing. Als Ergebnis erhalten Sie eine erste Version der Softwarebuchhaltung.

Wenn große Differenzen zwischen installierten und gekauften Softwarelizenzen bestehen, müssen Sie auf jeden Fall die Geschäftsleitung in Kenntnis setzen. Vorher sollten Sie sich jedoch ein Bild darüber machen, welche Arbeitsplätze betroffen sind. Dabei sollte evaluiert werden, ob gegebenenfalls Software einfach gelöscht werden kann, ohne daß es zu Produktivitätsverlusten kommt, oder ob nachlizenziert werden muß? In jedem Fall gibt eine solche Situation Anlaß, über die Einführung eines Software-Management-Tools nachzudenken, welches die Softwarenutzung kontrolliert.